Lavorare in più persone sullo stesso documento con G-Suite

Vuoi aggiungere qualcuno su un documento Google per creare insieme un progetto? Come lavorare in più persone sullo stesso documento con G-Suite? Leggi qui.

Attenzione!

Il tuo account Google potrebbe avere delle limitazioni nella condivisione dei documenti. In particolare, se il tuo istituto o la tua azienda utilizzano Google G-Suite, potresti riuscire a condividere un progetto solamente con i membri interni all’organizzazione (ad esempio solo alle altre email dell’azienda o solamente alle altre email dell’istituto). In quest’ultimo caso, contatta gli amministratori dei dati di accesso per maggiori informazioni. Per gli utenti di Google Workspace (la vecchia Google G-Suite e Google G-Suite per l’educazione), lo spazio su Google Documenti è illimitato, per gli account personali è di 15 GB. Per ulteriori dettagli consulta le linee guida Google. Questa procedura è reversibile ed è valida solamente per dispositivi desktop (PC fissi o portatili). Assicurati di avere un browser web (un programma per navigare su internet) aggiornato e una connessione a internet prima di procedere. Infine, fai attenzione con chi condividi i documenti e come compili i documenti stessi. Le modifiche di ogni utente potrebbero essere, nella maggior parte dei casi, irreversibili.

Lavorare in più persone sullo stesso documento con G-Suite

Vuoi utilizzare le potenzialità di Google Workspace (la vecchia Google G-Suite e Google G-Suite per l’educazione) affinché il tuo team o i tuoi studenti/i tuoi colleghi possano aiutarti a compilare uno stesso documento lavorando in gruppo? Vorresti creare con i colleghi delle slide per una lezione virtuale ma non puoi muoverti da casa? Come creare un documento o un progetto condiviso con Google, in maniera tale da poter lavorare in più persone su uno stesso file o su uno stesso documento in tempo reale? Come sfruttare il team working e il cooperative learning con gli strumenti Google? Continua la lettura per scoprirlo.

Google mette a disposizione degli utenti “normali” e di quelli Google Workspace principalmente tre servizi dedicati alla scrittura di documenti:

• Google Documenti : strumento dedicato alla scrittura di normali documenti di testo (possibile anche una struttura in Paragrafi e Capitoli). Il corrispettivo Google di “Documento Writer” di LibreOffice o di “Microft Word” di Microsoft Office.
• Google Fogli : strumento dedicato alla scrittura di tabelle e fogli di calcolo (spesso con l’integrazione di operazioni automatiche). Il corrispettivo Google di “Foglio Elettronico Calc” di LibreOffice o di “Microft Excel” di Microsoft Office.
• Google Presentazioni : strumento dedicato alle presentazioni (spesso presentazioni grafiche, anche a scorrimento automatico). Il corrispettivo Google di “Presentazione Impress” di LibreOffice o di “Microsoft PowerPoint” di Microsoft Office.

Questi strumenti funzionano tramite cloud: ogni modifica fatta ai documenti creati con questi 3 applicativi è istantanea e in tempo reale, senza il bisogno di salvare i documenti sul proprio pc. Tutti i documenti vengono salvati in automatico nell’archivio Google del tuo account (Google Drive ), con l’aiuto di alcuni server e di internet.

Tramite questa guida, vedremo insieme come condividere un documento (creato con questi 3 strumenti di Google) con altre persone per il lavoro e la modifica di gruppo (tramite l’invio di un semplice link o URL), grazie alla Suite di Google.

Se prima vuoi caricare un file dal tuo computer per poi lavorarci, clicca anzitutto qui per scoprire come fare. Ma attenzione, non tutti i formati del mondo sono compatibili con Google Documenti! Ecco la lista dei formati attualmente compatibili con la suite Google Documenti:

• Documenti: .doc, .docx, .docm .dot, .dotx, .dotm, .html, .txt, .rtf, .odt
• Fogli elettronici: .xls, .xlsx, .xlsm, .xlt, .xltx, .xltm .ods, .csv, .tsv, .txt, .tab
• Presentazioni: .ppt, .pptx, .pptm, .pps, .ppsx, .ppsm, .pot, .potx, .potm
• Disegni: .wmf
• OCR: .jpg, .gif, .png, .pdf

Se invece hai già su Google Documenti un file da condividere, passa direttamente al punto 3) della guida.

E ora cominciamo:

1) Effettua il login con il tuo account Google dalla pagina di Google.it o Google.com (con email e password) e clicca sul menù in alto a destra , quindi clicca sull’icona di Google Documenti , di Google Fogli o di Google Presentazioni . Se non trovi queste icone non preoccuparti! I servizi di Google sono tanti e non entrano tutti in un menù! Clicca qui per accedere direttamente alla pagina principale di Google Documenti oppure clicca qui per accedere direttamente alla pagina principale di Google Fogli oppure clicca qui per accedere direttamente alla pagina principale di Google Presentazioni.

Dovrai avere l’account Google già collegato, se non sai come fare, clicca qui per scoprire come entrare nel tuo account Google.

2) Ora sei nella pagina principale di Google Documenti , di Google Fogli o di Google Presentazioni . Se non hai mai caricato nessun documento o nessun altro file in questi servizi, la pagina dovrebbe essere vuota. Per aggiungere un nuovo file, clicca in alto a sinistra su “+” o voce simile.

Nella pagina principale di ciascuno dei tre servizi sarà possibile, in qualunque momento, accedere a tutti i file creati.

3) Non appena cliccato su “+” verrà creato un nuovo documento. Per condividere un documento, clicca su “Condividi” in alto a destra:

4) Ora Google ti chiederà di assegnare un nome al documento (se il documento è senza titolo) prima di condividerlo. Scrivi un nome riconoscibile per questo documento, quindi clicca su “Salva”.

5) Nella finestra che si aprirà, potrai scegliere con chi condividere il file e come. Nella barra sotto a “Condividi con persone e gruppi” potrai inserire una email o una mailing list per invitare subito alla condivisione. Cliccando invece sull’icona a forma di ingranaggio in alto a destra potrai limitare le impostazioni di condivisione tra 2 opzioni:

• Gli editor possono modificare le autorizzazioni e condividere. Con questa opzione, se darai ad una persona il permesso per diventare “Editor” del file, essa avrà il permesso di condividere a sua volta il file e gestire le autorizzazioni al file stesso (ad esempio inserire un accesso protetto allo stesso).
• Visualizzatori e commentatori possono vedere l’opzione per scaricare, stampare e copiare. Con questa opzione chiunque sarà invitati al file come “visualizzatore” o commentatore” potrà scaricare, stampare e copiare il file.

Continua la lettura per capire come impostare altre caratteristiche importanti sul documento.

6) Ora clicca su “Cambia” (o voce simile) sotto alla sezione chiamata “Copia link” per cambiare le impostazioni di condivisione del file. La finestra dovrebbe espandersi. Ora potrai cliccare in 2 nuovi punti:

• A sinistra della sezione (nell’immagine qui sotto la voce è chiamata “Chiunque abbia il link”). Qui potrai decidere con chi condividere il tuo file. Se non vuoi limitare l’accesso dello stesso, ti consiglio di cliccare su “Chiunque abbia il link”, altrimenti seleziona “Con limitazioni” cliccando sulla freccetta.
• A destra della sezione (nell’immagine qui sotto la voce è chiamata “Editor”). Qui potrai decidere se dare tutti i permessi alle persone con cui condividerai il file, cioè trasformarli in “Editor”. In alternativa potrai scegliere anche tra “Visualizzatore” (per permettere la sola visualizzazione del file) o “Commentatore” (per permettere la visualizzazione più la possibilità di commentare).

7) Clicca su “Copia link” (cioè copia l’indirizzo di condivisione del file) per ottenere l’indirizzo del file appena condiviso e inviarlo a chi vorrai (potrai incollarlo in email, inserirlo in commenti, documenti e chat di tuo gradimento semplicemente con “Tasto destro” + “Incolla” oppure “Ctrl” + “V” su Windows e Linux e “Cmd” + “V” su macOS). In ultima analisi, clicca su “Fine” per chiudere la finestra di condivisione. Ecco fatto! Procedimento un po’ lungo ma semplice e versatile, no?