Lavorare in più persone sullo stesso documento con G-Suite

Vuoi aggiungere qualcuno su un documento Google per creare insieme un progetto? Come lavorare in più persone sullo stesso documento con G-Suite? Leggi qui.

Attenzione!

Il tuo account Google potrebbe avere delle limitazioni nella condivisione dei documenti. In particolare, se il tuo istituto o la tua azienda utilizzano Google G-Suite, potresti riuscire a condividere un progetto solamente con i membri interni all’organizzazione (ad esempio solo alle altre email dell’azienda o solamente alle altre email dell’istituto). In quest’ultimo caso, contatta gli amministratori dei dati di accesso per maggiori informazioni. Per gli utenti Google G-Suite e Google G-Suite per l’educazione, lo spazio su Google Documenti è illimitato, per gli account personali è di 15 GB. Per ulteriori dettagli consulta le linee guida Google. Questa procedura è reversibile ed è valida solamente per dispositivi desktop (PC fissi o portatili). Assicurati di avere un browser web (un programma per navigare su internet) aggiornato e una connessione a internet prima di procedere. Infine, fai attenzione con chi condividi i documenti e come compili i documenti stessi. Le modifiche di ogni utente potrebbero essere, nella maggior parte dei casi, irreversibili.

Lavorare in più persone sullo stesso documento con G-Suite

Vuoi utilizzare le potenzialità di Google G-Suite e Google G-Suite per l’educazione affinché il tuo team o i tuoi studenti/i tuoi colleghi possano aiutarti a compilare uno stesso documento lavorando in gruppo? Vorresti creare con i colleghi delle slide per una lezione virtuale ma non puoi muoverti da casa? Come creare un documento o un progetto condiviso con Google, in maniera tale da poter lavorare in più persone su uno stesso file o su uno stesso documento in tempo reale? Come sfruttare il team working e il cooperative learning con gli strumenti Google? Continua la lettura per scoprirlo.

Google mette a disposizione degli utenti “normali” e di quelli G-Suite principalmente tre servizi dedicati alla scrittura di documenti:

  • Google Documenti Google Documenti Logo Icona 2 : strumento dedicato alla scrittura di normali documenti di testo (possibile anche una struttura in Paragrafi e Capitoli). Il corrispettivo Google di “Documento Writer” di LibreOffice o di “Microft Word” di Microsoft Office.
  • Google Fogli Google Fogli Icona Logo JPEG 2 : strumento dedicato alla scrittura di tabelle e fogli di calcolo (spesso con l’integrazione di operazioni automatiche). Il corrispettivo Google di “Foglio Elettronico Calc” di LibreOffice o di “Microft Excel” di Microsoft Office.
  • Google Presentazioni Google presentazione Icona Logo : strumento dedicato alle presentazioni (spesso presentazioni grafiche, anche a scorrimento automatico). Il corrispettivo Google di “Presentazione Impress” di LibreOffice o di “Microsoft PowerPoint” di Microsoft Office.

Questi strumenti funzionano tramite cloud: ogni modifica fatta ai documenti creati con questi 3 applicativi è istantanea e in tempo reale, senza il bisogno di salvare i documenti sul proprio pc. Tutti i documenti vengono salvati in automatico nell’archivio Google del tuo account (Google Drive Google Drive icon png 2 ), con l’aiuto di alcuni server e di internet.

Tramite questa guida, vedremo insieme come condividere un documento (creato con questi 3 strumenti di Google) con altre persone per il lavoro e la modifica di gruppo (tramite l’invio di un semplice link o URL), grazie alla Suite di Google.

Se prima vuoi caricare un file dal tuo computer per poi lavorarci, clicca anzitutto qui per scoprire come fare. Ma attenzione, non tutti i formati del mondo sono compatibili con Google Documenti! Ecco la lista dei formati attualmente compatibili con la suite Google Documenti:

  • Documenti: .doc, .docx, .docm .dot, .dotx, .dotm, .html, .txt, .rtf, .odt
  • Fogli elettronici: .xls, .xlsx, .xlsm, .xlt, .xltx, .xltm .ods, .csv, .tsv, .txt, .tab
  • Presentazioni: .ppt, .pptx, .pptm, .pps, .ppsx, .ppsm, .pot, .potx, .potm
  • Disegni: .wmf
  • OCR: .jpg, .gif, .png, .pdf

Se invece hai già su Google Documenti un file da condividere, passa direttamente al punto 3) della guida.

E ora cominciamo:

1) Effettua il login con il tuo account Google dalla pagina di Google.it o Google.com (con email e password) e clicca sul menù in alto a destra Menù Google PNG 4 , quindi clicca sull’icona di Google Documenti Google Documenti Logo Icona 2 , di Google Fogli Google Fogli Icona Logo JPEG 2 o di Google Presentazioni Google presentazione Icona Logo . Se non trovi queste icone non preoccuparti! I servizi di Google sono tanti e non entrano tutti in un menù! Clicca qui per accedere direttamente alla pagina principale di Google Documenti oppure clicca qui per accedere direttamente alla pagina principale di Google Fogli oppure clicca qui per accedere direttamente alla pagina principale di Google Presentazioni.

Dovrai avere l’account Google già collegato, se non sai come fare, clicca qui per scoprire come entrare nel tuo account Google.

Condividere un documento per la modifica su G Suite 1

2) Ora sei nella pagina principale di Google Documenti Google Documenti Logo Icona 2 , di Google Fogli Google Fogli Icona Logo JPEG 2 o di Google Presentazioni Google presentazione Icona Logo . Se non hai mai caricato nessun documento o nessun altro file in questi servizi, la pagina dovrebbe essere vuota. Per aggiungere un nuovo file, clicca in alto a sinistra su “+” o voce simile.

Nella pagina principale di ciascuno dei tre servizi sarà possibile, in qualunque momento, accedere a tutti i file creati.

Condividere un documento per la modifica su G Suite 2

3) Non appena cliccato su “+” verrà creato un nuovo documento. Per condividere un documento, clicca su “Condividi” in alto a destra:

Condividere un documento per la modifica su G Suite 3

4) Ora Google ti chiederà di assegnare un nome al documento (se il documento è senza titolo) prima di condividerlo. Scrivi un nome riconoscibile per questo documento, quindi clicca su “Salva”.

Condividere un documento per la modifica su G Suite 4

5) Nella nuova finestra, clicca in alto sulla voce “Ottieni link condivisibile”. In questo modo potrai ottenere un indirizzo dedicato del tuo file da inviare a chi vorrai.

Condividere un documento per la modifica su G Suite 6

6) Nella nuova pagina, potrai vedere con chi sarà possibile condividere il documento e potrai scegliere tra diverse opzioni. Per far modificare il file ad altre persone, assicurati che vicino alla voce “Accesso: Chiunque su … ” sia selezionata la voce “Può modificare” per gli account G-Suite oppure “Copia Link. Chiunque navighi su Internet e abbia questo link può modificare questo elemento (Editor)” per gli account personali.

Le diciture possono variare sensibilmente ma i permessi di condivisione da assegnare, arrivati a questo punto, saranno estremamente intuitivi.

Condividere un documento per la modifica su G Suite 7

7) Una volta scelti i criteri di condivisione del documento, clicca su “Salva”.

Condividere un documento per la modifica su G Suite 8

8) Nell’ultima schermata che comparirà, potrai dunque copiare l’indirizzo del documento, cliccando su “Copia link”, per inviare il file a chi vorrai. Quindi clicca su “Fine” per chiudere la schermata.

Per togliere il permesso di modifica (solo il creatore originario del documento può farlo), ripercorri la procedura descritta fino al punto 6) e cambia le impostazioni.

E mi raccomando! Fai attenzione alle modifiche apportate ai documenti che scrivi in condivisione (e in cloud), in quanto, se non avrai scaricato una copia del documento sul tuo computer, ogni azione sarà (probabilmente) irreversibile.

Potrai copiare l’indirizzo di condivisione e incollarlo dove vorrai, sia per email, che sui commenti di Classroom, che in una chat di tuo gradimento. Per farlo, potrai anche usare la scorciatoia: “Tasto destro del mouse” + “Incolla” oppure premendo sulla tastiera “Ctrl” + “V” su Windows e Linux e “Cmd” + “V” su macOS.

Condividere un documento per la modifica su G Suite 9

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