Come programmare una videolezione con Meet e Calendar di Google G-Suite

Vuoi mettere in calendario una videochiamata su Google Hangouts Meet? Come programmare una videolezione con Meet e Calendar di Google G-Suite? Leggi qui.

Attenzione!

Se la tua scuola, la tua azienda o il tuo istituto utilizzano Google G-Suite o Google G-Suite per l’educazione e quindi adottano il ricco pacchetto di servizi di Google, utilizza i dati di accesso a Google che ti verranno forniti dal personale specifico per poter programmare una videolezione su Google Hangouts Meet. Per il buon completamento della procedura saranno sufficienti (oltre all’account Google di cui sopra) un normale browser per navigare sul web (Mozilla Firefox, Google Chrome, Safari, Microsoft Edge etc.) aggiornato all’ultima versione e una connessione a internet. La procedura funziona solo su dispositivi desktop e non da mobile.

Come programmare una lezione con Meet e Calendar di Google G-Suite

Devi sapere che Google mette a disposizione di tutti i suoi utenti diversi servizi. Se disponi di un account G-Suite/G-Suite per l’educazione, potrai addirittura inserire una videolezione in calendario e inviare in automatico una email a tutta la tua classe per notificare gli studenti con ora, giorno e indirizzo della videolezione stessa. Vediamo insieme come fare:

1) Dopo aver collegato il tuo account Google (se non sai come fare, prima leggi qui), apri Calendar selezionando il servizio dedicato (dalle icone delle app G-Suite) nel menù in alto a destra Menù Google PNG 4 , o vai direttamente alla pagina dedicata al servizio Google Calendar, cliccando qui.

2) Scegli il giorno e l’ora in cui desideri inserire una lezione o una conferenza programmata. Per farlo, dalla pagina principale di Calendar, clicca sulla data presente nella barra in alto (clicca, ad esempio, su “Aprile 2020”) quindi seleziona il giorno e la fascia oraria migliori per te. Scegli con attenzione! In questo modo, anche se i dati potranno essere modificati successivamente dalle impostazioni dell’evento, risparmierai tempo.

3) Nella finestra che si aprirà, clicca su “Altre opzioni” e la finestra si espanderà. Ora scorri fino alla voce “Aggiungi videoconferenza” e cliccaci sopra. Se il tuo account sarà abilitato a far partire videochiamate con Meet, ora potrai selezionare ” Google Hangouts Meet icon Google Meet” da qui.

Come programmare una videolezione con Meet e Calendar di Google G Suite 1

Nel caso tu voglia cambiare l’indirizzo per accedere alla riunione Meet (indirizzo generato in automatico dal sistema), clicca sulla voce “Modifica” nella finestra che si aprirà.

Come programmare una videolezione con Meet e Calendar di Google G Suite 2

L’indirizzo “personalizzato”, qualora tu voglia inserirlo, va copiato da una stanza Meet già creata in precedenza. Se non sai come fare per creare una stanza su Google Meet/avviare una videolezione su Meet, clicca qui. Il codice di ogni corso è di 10 lettere e solitamente ha questa struttura: abc-defg-hil. L’indirizzo completo della riunione sarà quindi meet.google.com/abc-defg-hil

Come programmare una videolezione con Meet e Calendar di Google G Suite 3

Se non inserirai un indirizzo Meet valido, verrà creato automaticamente un link per accedere alla videoconferenza.

4) Cliccando su “Aggiungi titolo” potrai dare un nome all’incontro. Cliccando, invece, su “Aggiungi invitati” e inserendo gli indirizzi email singoli o l’indirizzo email “del gruppo classe” potrai invitare alla videolezione gli altri utenti tramite il loro indirizzo di posta elettronica. Clicca su “Salva” per completare la procedura.

Dopo il salvataggio, ti verrà chiesto se vuoi inviare una mail agli invitati, accetta in caso tu voglia inviare un promemoria dell’incontro per email.

Una volta terminata la procedura nel tuo calendario Google (Google Calendar) sarà presente l’evento, con tanto di data e indirizzo Meet. Per accedere alla videolezione ti basterà aprire Calendar, cliccare sull’evento, quindi cliccare sul link della videoconferenza.

Gli alunni/invitati riceveranno una email che li avviserà dell’evento e si troveranno automaticamente nel loro calendario l’evento alla data e all’ora da te stabilite, con tanto di indirizzo di partecipazione. Per partecipare, anche loro dovranno andare su Google Calendar con il loro account Google G-Suite, quindi cliccare sull’indirizzo Meet da te creato.

Grazie a questo metodo organizzativo (invasivo per ogni singolo incontro, me ne rendo conto!) non servirà “avvisare 1 ad 1” tutti i partecipanti. Ognuno riceverà la sua email. Inoltre, nessuno dovrà “cercare il codice Meet per accedere”, esso sarà pronto nell’email di invito.

Qualora tu voglia inserire uno o più allegati o un messaggio di benvenuto nella email di invito, ti basterà scorrere in basso nella finestra analizzata al punto 3) di questa guida. Per scrivere, digita il testo nella barra di testo dedicata. Per caricare uno o più allegati, clicca sull’icona dedicata Allegato icona PNG 2 e segui la semplice procedura. Se hai dubbi sulle procedure di caricamento e vuoi capire un po’ meglio come esse funzionino, clicca qui. Con un po’ di pratica riuscirai anche tu ad utilizzare al meglio la Google G-Suite per l’educazione.

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